7 redenen om voor digitalisering te kiezen

7 redenen om voor digitalisering te kiezen
digitalt-arkiv

De wereld digitaliseert steeds meer en wie niet volgt, blijft achter. Hoewel het hele process soms kan afschrikken, zijn er niettemin voldoende redenen die het de moeite waard maken.

De overgang van een administratie gebaseerd op papier, naar een digtaal bureau, kan voor veel mensen nogal afschrikwekkend werken. Desalniettemin zijn de voordelen veel talrijker dan de nadelen. Wij sommen er zeven voor u op.

1. Informatie wordt toegankelijker

“Waar heb ik dat ene papier nu weer gelegd?” “Heeft er iemand contract X verkeerd geklasseerd?” Het zijn maar enkele uitspraken die u ongetwijfeld vertrouwd in de oren klinken. Waarschijnlijk worden die vaak nog gevolgd door een prachtig salvo aan scheldtirades terwijl iedereen de schuld van zich af probeert te schuiven. Een digitale administratie maakt het terugvinden van verloren documenten zo moeilijk als een zoekfunctie van een computer kan zijn.

2. Informatie delen wordt kinderspel

Wie vaak moet samenwerken met mensen, zowel intern als extern, en met hen vele documenten moet delen, doet dit liefst digitaal. De tijd dat dossiers werden doorgegeven is gelukkig voorbij. De kans dat er bovendien papieren uit die dossiers kunnen vallen, is meteen ook herleid naar nul.

3. Informatie analyseren wordt makkelijker

Tegenwoordig bestaan er dermate veel analyseprogramma’s die het werk uit uw handen kunnen nemen, dat er maar weinig redenen zijn om het alsnog zelf te doen. Maar daarvoor moeten de documenten uiteraard wel digitaal beschikbaar zijn.

4. Verklein je ecologische voetafdruk

Het groene aspect wordt steeds belangrijker voor bedrijven. Zowel de publieke opinie als bureaucratische instanties vinden het almaar belangrijker dat ze denken aan het milieu. Wie dit niet doet, kan zijn groeikansen fnuiken. Digitalisering is een belangrijke stap in het redden van het regenwoud.

5. Digitale informatie is makkelijker te automatiseren

Of het nu gaat om analyses of het bijhouden van statistieken: een goed werkend digitaal programma zal u veel meer kunnen helpen dan een krijtbord met streepjes op.

6. Werk plaatsbesparend

Wie met een digitaal archief werkt, heeft niet langer nood aan ellenlange kasten in veel te volle kamers om al het papier in op te slagen. Een enkele server kan vaak al volstaan.

7. Op en top plaatsbesparing: op een andere locatie

Met een digitaal archief kan e bovendien je opslag zelfs extern doen. Er zijn meer dan diensten genoeg die u cloud storage aanbieden tegen vaak eerlijke prijzen. Zo is er voor een bedrijf niet langer de noodzaak om speciale kamers in te richten voor opslag, zowel fysiek als digitaal.

Bron: Smartbiz