Vermijd deze 10 fouten in het mobiele kantoor

Vermijd deze 10 fouten in het mobiele kantoor
virtueel-kantoor-mobiel

Een digitaal kantoor kan een zegen zijn, maar het kan de productiviteit ook tegenwerken. Met deze tien tips vermijd je de grootste valkuilen.

Van kleine onderneming tot grote multinationals: ze weten allemaal hoe belangrijk het is om te werken met een eengemaakt mobiel platform. De ene kan het Blackberry-platform verkiezen, terwijl de andere misschien eerder neigt naar de iOS-omgeving. Hoe het ook zij: als die niet op elkaar afgesteld geraken, kan dat de efficiëntie zwaar benadelen.

Om vermijdbare fouten te helpen vermijden, sommen we hier voor u tien valkuilen op die makkelijker te omzeilen zijn, dan ze op te lossen zijn

1. Maak geregeld een backup

Het is één van de vaakst gehoorde dooddoeners, en toch bezondigt nagenoeg iedereen zich hier aan. Een backup is snel gemaakt, terwijl een systeemcrash de productiviteit voor langere tijd kan lamleggen. Zeker wanneer de kantooromgeving integraal vanuit een digitale omgeving wordt aangestuurd, is een backup geen overbodige luxe. Maak daarom geregeld een backup op een externe harde schijf, op een server of op een onlinedienst als DropBox of Microsoft Onedrive.

2. Vermijd besparingen op connectiviteit

Zelfs in noodlijdende tijden is het verboden om te besparen op de connectiviteit van een bedrijf. Het is uitermate belangrijk om te allen tijde verbonden te zijn met zowel collega’s als klanten. Wordt dit afgesneden, dan komt dat overeen met het doorsnijden van een ader. Een goed begin is het abonneren op het beste internet dat uw bedrijf kan krijgen.

3. Blijf steeds geconcentreerd

Een digitaal kantoor staat mensen toe om van thuis uit te werken. Zelfs wanneer u thuis in een comfortabele pyjama zit te werken, is een goede werkethiek onontbeerlijk. Hou uzelf altijd voor dat u bezig bent met echt werk, en daarom echt geconcentreerd moet blijven. Doet u dat niet, dan zullen anderen dat ook niet doen.

4. Vermijd een muur tussen u en uw collega’s

Thuiswerk is geen excuus om uzelf af te sluiten van collega’s of klanten. Van tijd tot tijd echt fysiek contact onderhouden kan wonderen verrichten. Voor zowel de relaties met klanten en collega’s als voor uzelf. Blijft u enkel thuis zitten, dan komen de muren stilletjes dichterbij, sneller dan u zou geloven. Bent u geregeld op de baan voor uw cliënten, keer dan af en toe terug naar het moederschip. Dat helpt om de motivatie hoog te houden, en te onthouden waarom u doet wat u doet.

5. Werk nooit zonder een IT-plan

Of het nu om een kleine onderneming gaat, of een bedrijf met duizend werknemers: zonder planning loopt alles in het honderd. Ieder heeft ook zijn eigen voorkeuren als het op een mobiel platform aankomt, dus een eenheidsbeleid kan nooit kwaad. Probeer iedereen de vrijheid te geven om zijn eigen platform te kiezen, zolang dit de bedrijfsbelangen niet in de weg staat. Gebeurt dit toch, stel dan tijdig grenzen.

6. Geef uw werknemers ruimte…

Een mobiel en virtueel kantoor kan voor veel mensen een stimulans betekenen. Ze krijgen zo immers de vrijheid om hun schema in te delen op een manier die voor hen het beste uitkomt. Indien u die flexibiliteit toestaat, hou u daar dan ook aan, en probeer hen niet in uw schema te wringen. Werknemers die hun job serieus nemen, krijgen hun werk gedaan, op hun eigen tempo. Zolang ze hun deadlines halen en hun werk kwalitatief hoogstaand is, heeft u dan ook geen reden om hier energie in te steken. Vertrouw op uw werknemers, dat komt iedereen ten goede.

7. … maar stel grenzen

Terwijl u met toegewijde mensen zelden of nooit problemen zult tegenkomen, kan dit soms ook tegenvallen. Geef iedereen de ruimte, maar stel grenzen en doelen. Indien deze niet gehaald worden, moet er ingegrepen worden. Bied desnoods hulp aan en laat hen weten dat er oplossingen te vinden zijn.

8. Ken uw werknemers

Om een kantoor draaiende te houden, zowel fysiek als virtueel, moet u uw werknemers kunnen vertrouwen. Uiteraard weet u nooit op voorhand of iemand kan omgaan met de verantwoordelijkheid die ze krijgen. Een rapport bijhouden waarin hun vooruitgang opgeschreven staat, kan helpen. Ook hier geldt weer: hou uw werknemers voldoende in het oog, maar geef hen tevens voldoende vrijheid. Tenslotte heeft u uw eigen werk dat moet gedaan geraken.

9. Ken uw grenzen

Hoe aangenaam een flexibele werkomgeving ook kan zijn, vergeet nooit dat het nog steeds om werk gaat. Iedereen heeft al eens ontspanning nodig. Zeker indien u thuis werkt is het belangrijk om de grens tussen werk en privé of ontspanning te kennen en die te respecteren. Daarom kan een fysieke deur sluiten aan het eind van de werkdag al wel eens deugd doen.

10. Vergeet niet te genieten van wat u doet

Flexibiliteit, een mobiele werkomgeving,… Voor velen zijn het de elementen voor een aangename werksfeer. Vergeet daarom niet om af en toe stil te staan bij het plezier en de voldoening die u uit uw job (kan) halen.

Bron: Smartbiz